| 日時 | 内容 |
| 2月24日 | 引継ぎ （天商会館） 高4回、高28回、高49回 から 高5回、高29回、高50回へ 役員の顔合わせ、資料、データー、備品等の受け取り 会場の決定準備（各ホテルの状況確認−同窓会会長、校長の予定を確認後次回までに決定） 協賛金の依頼 （協賛金振込み郵便口座を作る）こちらからよろしく 協力委員、総会出席者勧誘準備 |
| 3月24日 |
会場・その他全般について 同会場の方が融通がききやすい(段取が容易)・駅の近くは 繁雑（年配者への配慮）・足場の便利な場所 校長先生は４月１日が着任の為 予定に影響あり金・土・日は 早急に押さえる 料理は 5,000円以内・会費の安定化(後任の為にも) 会場をピックアップしたら 早急に 電話に問い合わせ（仮押え） 補助金は50万円の固定（あくまでも仮払いで 終了後清算）・代表幹事は（第5期に了解を得） 今年度は安藤夫妻に依頼 アトラクションは 吹奏楽（楽窓会）・応援団。 実行委員会の発足 - 今回 名簿を作成し 実行委員会とする |
| 5月11日 |
総会決定事項 ： ホテル日航大阪 平成14年10月25日（金）（リニューアルの新ホールでサービスもアップ） 広告協賛依頼レターについて ： 例 クラブOBとして 「○○クラブOB会 祝」 6月17日 天商理事会 PM 6時から 増本氏・宮下氏 参加 広告協賛 申し込みリストについて 第5期に依頼…目標50万円、 レイクフォレストリゾートだけ 脱、 サントリーに交渉（第5期） 懇親会内容 料理 ： 予算に応じて変更（見積書に記載）、 会場 ： 導引人数 300名で承諾、 参加人数 ：300名を目標に、90周年に向けてアピール アトラクション ： 抽選会 決定（司会 50期に依頼？）（会報に記載 90周年 抽選依頼） 応援団・楽窓会（18期 ミキ様）安藤（連絡係）、プログラム 27期 柴本氏に作成依頼 当日分担 ： 受付 第5期（約7名参加）女性20名（第29期、50期、銀行関係） 会計 ： 安藤 百合子（前日まで）、 会計 ： 東権、 会計監査 ： 大見、 会場 ： 仲川、 プログラム ： 渡辺、 懇親会司会 ： 川田、 広告費 ： 第5期 抽選券 ： 受付時 半券を渡す（検討） その他 検討事項 ： 先生の会費は？（今後のためにも 検討の余地あり） 第50期と別の日に打ち合わせをとる |
| 5月28日 |
封筒つめ＆宛名貼り |
| 5月30日 |
5期代表、益本氏と連絡会 |
| 6月3日 |
天商同窓会総会案内 郵送開始 |
| 6月22日 |
平成１１年 ６月 ２２日（土） 議事録 決定事項 役割分担 （敬称略） 担当部署 人数 担当者 備考 総括（5期） 1 増本 総括（29期） 1 安藤（俊） 副総括 3 川田 澤島 木村（30期） 会計（前日まで） 1 安藤（百） 会計 1 東権 会計監査 1 大見 会場（折衝） 1 仲川 広告金 1 小薮 プログラム 1 澤島 27期 柴本 懇親会司会 1 川田 懇親会司会補佐 １〜２ 受付責任者 １〜２ 植西 宮下 井上 我部 当日受付 女性約30 29期・50期 銀行関係 5期 7名 参加 応援団 西村（28期） 楽窓会 1 安藤（俊） 18期 三木 アトラクション 1 澤島 記録係 2 渡辺 桑原 備品関係 協賛レター 5月28日 封筒つめ ＆ 宛名貼り 6月上旬 天商同窓会総会の案内…郵送完了 29期 ２６０通 発送 広告協賛レター ６／上旬発送 （５期） プログラム 表紙色 …ブルー （２７期 柴本氏） デザインは次回 祝９０周年を入れたい 広告数によりレイアウトが変わる。サイズは Ｂ５ 又は Ａ４ ９月中旬…原稿決定 ページは４の倍数 １０月１０日…完成 １０月１５日…納品 応援団 承諾済み アトラクション 商品の手配、協賛品のお願いは全員で手配する （抽選会） 飛行機ペアチケット２枚 確保（宿泊施設は５期関係で当ってもらう） うまちゃん 飲食券（5,000円×20枚） 寄付 補助金 近日 確認予定 |
| 7月21日 |
平成１１年 ７月 ２１日（日） 議事録 ・会場正式申し込みの確認と料理内容、会場設営の確認 ７月９日 日航との打ち合わせ 垂れ幕に「祝 ９０周年」を入れる 料理見積は 後日 日航に広告の依頼をする 協賛品（景品）として ディナー券（ペア）を２〜３枚 プッシュしてみる 受付テーブル ９台 ・広告料 及び 協賛金の状況…（別紙参照） サントリー（未定） ・ コクヨ（サイズ 再度プッシュ） 税理士数名で 税理士協会から出してもらうか検討中（個人として出せないため） 社 名 ｻｲｽﾞ 金額 入金済 (有)串の坊 Ａ 100,000 100,000 コクヨ Ｃ 30,000 真生印刷 Ｂ 50,000 50,000 さくらマネジメント Ｂ 50,000 馬ちゃん Ｅ 10,000 ＨＯＵＳＥ４５ Ｄ 20,000 20,000 マツモラ産業 Ｄ 20,000 20,000 宮崎 Ｅ 10,000 10,000 我部 Ｅ 10,000 10,000 桑原精工 Ｅ 10,000 10,000 310,000 220,000 ・同窓会本部からの補助金 ５０万円の内 ２０万円を仮払い ・プログラム （特厚口 ブルー） 表紙は 「祝９０周年」「東西万里」を入れる （言葉の意味が時にかなっている） 日時・会場等の部分も含め 全体のバランスは柴本氏に依頼 裏表紙は 協賛者名（会社名・年度）とお礼の言葉を載せる ・司会（シナリオ） 前年度を見本に 作成する ・楽窓会、応援団 楽窓会・・・未連絡 約３０名 （出演料 １０万） 応援団・・・出演決定 全面的に依頼 （会費を払って参加） ・アトラクション（抽選会） （敬称略） 決 定 馬先 〔馬ちゃん〕 飲食券 5,000円 10枚 小藪 砂糖 一年分 20キロ 食用油 半年分 ３ケ 安藤 ＪＣＢ商品券 10,000円 ３枚 川田 航空券 ２〜３枚 （１泊2日の国内温泉パックツアー等のパッケージと組むよう検討） 高岡 デジタルカメラ ３台 保留 リスボン（同窓生） ポルトガル料理店 ペア3000円ディナー券をセットで 問い合わせてみる ☆ 当選者への 景品は目録で渡す。 「返信用はがき」を同封し 期限までに送付してもらう。 （旅行の当選者には パンフレットも同封） ・当日必要人員の確保 （受付、誘導、記録、本部、搬入、その他） 受付テーブル ９台 １テーブルに 出席者 ４０人検討 （最低二人の確保 計１８名 協力者を募る） 5期生は 1テーブル担当 （5期以前の期を担当） 来賓席 1台（お金は扱わない） 領収証に 通し番号の入った抽選会の半券をつける（ナンバリング 30期 木村氏担当） 会場の入り口は1箇所なので 抽選箱を設置し投函してもらう ・各担当部署の打ち合わせ、当日備品について 前年度からの備品を確認 ・その他 会報 ・・・ 抽選会をアピールする為に「ペア国内温泉旅行、その他豪華商品が当ります」 と記載 抽選のスタートは誰かに引いてもらう 次の人（商品の数）引いてもらう （繰り返す） 抽選会・・・ 目玉は 国内温泉旅行 最後は 協賛いただいた方々のリストを読み上げ お礼を添える 以上、時間が延長しないよう タイムスケジュールをしっかりしておく 名札 ・・・ 名刺サイズ 氏名・期・テーブル を記載 参加者が決定したら随時作成【ぎりぎりで振り分け作成の為 要注意】 ・次回会合日 ９月 ８日 （日） 午後 ２時 |
| 9月8日 |
・ 会場の確認 料理 設営 現時点 未定 ホテル側に何回も足を運ぶこと（担当者になかなか会えない状況） 広告料・協賛金の状況 別紙（関係者の内部資料） 同窓会本部からの補助金 ５０万円の内 ２０万円の（前受） 現時点 大きな出入りなし プログラム 進行状況（澤島） ８／末広告募集締め切り → 柴本印刷 → 見本作成 今回は 広告量 広告枠が色々でレイアウトが混雑し 困難 従来のＢ５ から Ａ４に･･･との案も出たがレイアウトはあまり変わらない 枚数を増加して 全体にすっきりさせる 広告枠の大きいところ・先輩期を前方に、当番期は後方に配置する 当番期のページを各々作成 プログラムの紙の色 インクの色 字体等の意見も出た。（高齢者のためにも見やすく） 広告主には郵送でプログラムを送付（後日） 歌詞の字の大きさはこのままで 字間・行間を少しあける（可能） 柴本印刷との打ち合わせ 締め切り８月末 → 具体的に注文 → → 試作ができたら再度検討 → ２週間以内に決定 領収証（柴本印刷） 切り取り線を入れ 領収証・抽選券に通し番号を打つ 抽選券は抽選箱に投函（但し書き印刷） 領収証は各自保管し 抽選会の番号を確認（但し書き印刷） 総計５００枚 印刷 （招待者約３０名） 司会・シナリオ タイムスケジュールが拾いやすいので 司会者に一任（川田） 次回 報告予定 楽窓会・応援団 各々 ２０分ずつ アトラクション（抽選会） 協賛品 別紙（関係者内部資料） 目玉商品のみ台の上に置く ３〜４名でスムーズに進行（２０分） 当日必要人員 ２９期のメンバー（特に女性）を募集（早急に確保） 受付（多数）・会計・フリー（数名）・カメラマン（２名）・司会進行 参加名簿 会報 ９月末 発送 同窓会総会 出欠葉書の締め切り １０月１０日 テーブルは３００人規模の準備 最終印刷にて 受付に設置（当日参加の空名簿も 予備作成） 名札 サイズ（７５ｍｘ５２ｍ） 名札はテーブル配置分けにより作成される ○期・テーブル名・名前（姓）を印刷 当日は最終回収 その他 ５期の協賛金 ５期単独で徴収しているが 広告として１０万円を協賛 場合により不足分を寄付 |
| 10月6日 |
会場の確認 料理 設営 ９月１７日 午後４時 打ち合わせ ＢＧＭがＯＫか 確認（ＣＤ） 垂れ幕【祝９０周年 平成１４年度 天商同窓会懇親会】（黒字 安価） 広告料・協賛金の状況 現時点 計９４万円（２万円 未収） 同窓会本部からの補助金 現時点 ２０万円 プログラム 進行状況（澤島） 色は薄めのブルーに決定（見やすい） 領収証も 同色 広告の礼状を 同窓会前に送る 広告３０件（５期も含める） ＊印刷にかかった 打ち合わせ回数・記録を残す 司会・シナリオ シナリオをもとに タイムスケジュールをたてる 楽窓会・応援団 楽窓会…１０j万円 アトラクション（抽選会） 原稿（川田作成）…スムーズに進行するように 担当者は密に打ち合わせ。 事前に 具体的なリハーサルをする 当日は司会の方からも 抽選会を促す。 ステージ上…進行係り（澤島）・抽選係り（桑原）・記録係り（安藤ゅ） 景品テーブル…当選番号と景品の照合係り（繁田）・配布係り（仲川・渡辺） 当日必要人員（各テーブル３名） 受け付け責任者（２名）により 各ブースの責任者、担当者の振り分け 「受付手順」「参加者名簿」を当日配布 （別紙 資料） 参加名簿 同上 名札 締め切り後も 出欠葉書が到着するため 最終作成 （前夜〜当日午前中に及ぶ） その他 機材 前日夜に搬入 カメラマン ３０期 木村、４２期 倉岡 にて手伝い 写真撮影ブースを日航にお願いすることは可能 実行委員・受付担当者の食事も別に用意する（日航へ依頼） 持込酒類 ウィスキー・ワイン・日本酒 日航側のドリンク類 ミネラル・アイス・ビール（サントリー） 控え室 例年とおり （６階 橘の間） |
| 10月20日 |
・ 抽選会の景品確認、包装 ・ 備品の確認 ・ 出欠葉書の整理 ・ 参加者名簿・名札作成 期別ことに 整理 旧と新があるため 要注意 実際は 当日ぎりぎりまで 参加者が増えるため 途中段階 ・ 抽選会の概略 打ち合わせ |
| 10月6日 |
・ 最終ー出欠葉書の整理 ・ 参加者名簿・名札作成 来賓ブース・旧ブース・新ブースごとに参加者名簿を作成 各テーブルの参加者振り分け 来賓は 中央に配置 年配者は比較的 中央寄りに配慮する ２９期は 中央ステージより離れた４テーブルに振り分け 名札の作成 名簿作成時に同時作成 ・ 受付関係 当日受付のお手伝いの方への「受付手順」作成（簡単な説明書） ・ 抽選会の概略 打ち合わせ 抽選会のシナリオ作成 手順の打ち合わせ 景品交換の手順 ・ タイムスケジュールの確認（備品セッティングの確認） ・ 当日の流れを 司会担当中心にリハーサル |